Le vendredi 18 mars 2022 s’est ouverte au Centre de Renforcement des Capacités au Ministère des Finances, une session de formation sur les techniques de pré archivage au profit des points focaux de la Direction Générale du Budget. Le lancement de cette formation a été fait par le Directeur Général du Budget Monsieur Chaibou DAOUDA, en présence du Directeur Général Adjoint du Budget, du Directeur des Archives, de la Communication, de la Documentation et des Relations Publiques du Ministère des Finances et de plusieurs Directeurs Techniques Nationaux de cette Direction Générale.
Cette formation s’inscrit dans le cadre de l’appui qu’apporte la Direction des Archives, de la Communication, de la Documentation et des Relations Publiques (DACD/RP) à la Direction Générale du Budget (DGB) pour une meilleure prise en charge des archives. D’après le Directeur Général du Budget, la Direction en charge des archives a été sollicitée en vue d’appuyer la Direction Générale du Budget à améliorer l’organisation et la gestion de ses archives.
La méthodologie proposée pour la réalisation du travail comporte plusieurs phases :
- Première phase : traitement physique des archives.
- Deuxième phase : élaboration du répertoire de recherche des archives traitées.
- Troisième phase : formation sur la tenue des archives courantes et intermédiaire ainsi qu’aux techniques de préarchivage au profit du personnel de la DGB.
- Quatrième phase : la numérisation des documents sélectionnés pour une conservation définitive et la mise en place d’une application informatique de gestion des archives.
Les deux premières phases ont été réalisées avec le traitement physique des archives, ce qui a permis l’élaboration d’un répertoire de recherche du fonds d’archives traité.
La présente formation sur la tenue des archives courantes, intermédiaires et sur les techniques de pré archivage, est une suite logique de ce processus d’appui.
Durant deux jours, les participants suivront au cours de cette formation une série de présentations sur diverses thématiques, ainsi que des exercices pratiques sur la tenue des archives courantes et intermédiaires dans les bureaux.
Les thématiques à traiter sont relatives à la typologie des documents administratifs, au circuit et au cycle de vie des documents, la constitution des dossiers d’archives, les principes archivistiques et les fonctions des archivages, les techniques de traitement et de conservation des documents, la présentation du document de la politique d’archivage du Ministère des Finances.
Enfin, le Directeur Général du Budget a exhorté les participants à être attentifs aux enseignements donnés et de s’impliquer activement dans les travaux pratiques, pour qu’à la fin de cette formation, le travail quotidien exécuté dans les différents services soit rapide, ordonné, efficace et productif.
Djibril Abdoulwahid
Service de la Communication, des Archives et de la Documentation.
SCAD/DGB